REKISTERISELOSTE GDPR
TIETOSUOJASELOSTE (henkilötietolaki 523/1999 10§)
Design Virve Värjy Oy / ARIA NOVA
1. Yleistä
Design Virve Värjy Oy / ARIA NOVA on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta tässä tietosuojaselosteessa kuvatuilla tavoilla.
Design Virve Värjy Oy / ARIA NOVA voi päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Yritys pyrkii käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaakseen sinulle hyvissä ajoin etukäteen mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista. Kehotamme sinua tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista.
2. Rekisterinpitäjä
Design Virve Värjy Oy (y-tunnus 3243184-1)
www.designvv.fi ja www.arianova.fi
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö:
Virve Värjy-Krook
Puh: +358 40 594 1880
virve.varjy-krook(at)designvv.fi
3. Rekisterin nimi
a) Design Virve Värjy Oy / ARIA NOVA asiakasrekisteri
b) Design Virve Värjy Oy / ARIA NOVA markkinointirekisteri
4. Rekisterin tarkoitus
Henkilötietoja käytetään asiakassuhteen ylläpitämiseen, hallinnointiin, tarjouslaskentaan, laskutukseen, palvelujen ja/tai tuotteiden tarjoamiseen, myyntiin ja asianmukaiseen toimittamiseen, palvelujen kehittämiseen ja asiakasyhteydenottoja varten. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden tai palautteiden hoitamiseksi.
Henkilötietoja käytetään myös markkinoinnissa kuten sähköisessä suoramarkkinoinnissa, tiedotus- ja uutisointiviestinnässä, asiakaskyselyissä ja tilastollisiin tarkoituksiin. Rekisterinpitäjän lisäksi henkilötietoja hyödyntää asiakkaalle toimitettavien tarjousten, palveluiden ja tuotteiden käsittelyyn liittyvät alihankkijat ja yhteistyökumppanit (kts. kohta 9).
5. Käyttäjän oikeudet
Asiakkaalla/ käyttäjällä on oikeus omien tietojensa osalta vaatia henkilötietojensa tarkistuksen, korjaamisen, poiston tai suoramarkkinointikiellon. Nämä tulee osoittaa suoraan yhteyshenkilölle.
6. Rekisterin tietosisältö
Design Virve Värjy Oy / ARIA NOVA asiakas- ja markkinointirekisterit sisältävät seuraavat henkilötiedot riippuen niiden käyttötarkoituksista:
a) Perus- ja yhteystiedot:
* Etunimi, sukunimi, laskutusosoite, toimitusosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kiinnostuksen kohteena oleva palvelumme/ tuotteemme, henkilön suoramarkkinointiluvat ja -kiellot (kaikkia koskevat tiedot)
* Yritysnimi, y-tunnus, työpaikan osoitteet, titteli (yrityspalvelut)
b) Yrityspalveluiden viestinnässä tai toteuttamisessa tarvittavat muut henkilön antamat yritykseen/ organisaatioon liittyvät tiedot.
c) Ostotapahtumiin liittyvät tiedot kuten tilatut tuotteet ja palvelut, ajankohdat, toimitustapa
7. Rekisterin lähteet
Asiakasrekisterin henkilötietoja kerätään henkilöistä, jotka itse luovuttavat henkilötietojaan ottamalla yhteyttä yhteydenottolomakkeella, soittamalla, sähköpostilla, tekstiviestillä tai sosiaalisen median kanavista. Tietoja kerätään ja päivitetään lain mukaisesti myös asiakassuhteen toteuttamiseksi ja ylläpitämiseksi yleisesti saatavilla olevista lähteistä.
Markkinointirekisterin henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös ulkopuolisista palveluista ja sovelluksista (eri sosiaalisen median kanavat, asiakaskyselyt, palautteet, yritysten kotisivut, internet, yritysluettelot, messut, tapahtumat, asiakastapaamiset, yhteistyökumppanit).
Tietoa evästeiden käytöstä;
Design Virve Värjy Oy:n tai ARIA NOVAn salausprotokollalla suojatuilla sivustoilla ja järjestelmissä vierailevien tekniset tiedot (esim. selain, IP-osoite, metatiedot laitteistosta sekä verkkosivu, josta olet siirtynyt yrityksen verkkosivuille) rekisteröityvät yrityksen palvelimelle rekisterinpitäjän IT lokitietoihin. Salausprotokolla (SSL-sertifikaatti) salaa verkkosivun ja selaimen välisen yhteyden. Kun käytät yrityksen verkkosivuja tai täytät lomakkeen/ ajanvarauskalenterin, selaimellesi lähetetään evästeet ja tällöin henkilötietojasi vastaanotetaan automaattisesti.
Kaikki nykyaikaiset verkkosivut käyttävät evästeitä tarjotakseen sinulle personoidumman selainkokemuksen. Yksittäistä käyttäjää ei voida tunnistaa pelkästään evästeen käytön kautta, sillä eväste tallentaa vain tunnistamattoman IP-osoitteen. Eväste (cookie) on yleisesti käytetty pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa käyttäjän laitteelle.
Sivustoillamme käytetään Google Analytics -seurantapalvelua, joka on Googlen verkkoanalyysipalvelu. Saatamme käyttää muita ulkopuolisia palveluntarjoajia kuten MailChimp tai ActiveCampaign -järjestelmiä.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Päivitämme henkilötietojamme aika ajoin esimerkiksi varmistamalla henkilöltä itseltään lupaa lähettämällä siitä kyselyä suoraviestillä. Tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista alkuperäisiin tarkoituksiin tai asiakassuhteen ylläpitoa ajatellen. Säilyttämisen tarpeellisuutta arvioidaan aika ajoin ja virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot korjataan.
9. Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja käytetään vain yrityksen omien asiakastöiden ja -viestinnän hoitamista, toteuttamista ja toimittamista varten. Näiden hoitamista ja toteuttamista varten on tarpeellista välittää asiakkaan nimi, osoite- ja puhelinnumerotietoja (joissakin tapauksissa sähköpostitieto) luotettaville yhteistyökumppaneillemme (esim. suunnittelijakumppanit, urakoitsijat, asentajat, tavaran kuljetusta ja toimitusta hoitavat kumppanit ja tuotteiden tarjouksia ja paketointia käsittelevät päämiehet, muut materiaali- ja tavaratoimittajat jne).
Muut kuten Google Analytics, ajanvarauskalenteri Vello ja yhteydenottolomake -järjestelmät käsittelevät tietoja. Tietoja ei luovuteta muille ellei laki nimenomaisesti sitä vaadi.
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Yrityksen tarjoamiin ja toteuttamiin palveluihin sekä markkinointiin käyttämiä henkilötietoja yritys ei siirrä EU:n ulkopuolelle. Kaikki yhteistyökumppanimme toimivat EU:n alueella.
Niissä tapauksissa, joissa Google, MailChimp tai ActiveCampaign siirtävät henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle, noudattavat ne EU:n ja Yhdysvaltojen välistä Privacy Shield -järjestelyä.
11. Rekisterin suojauksen pääperiaatteet
Vain rekisterinpitäjällä on lähtökohtaisesti pääsy Design Virve Värjy Oy / ARIA NOVA asiakasrekisteriin. Yrityspalveluidemme markkinointirekisteri on luotu osittain yhdessä suunnittelun yhteistyökumppanimme kanssa ja on siten yhteiskäytössä omien tunnusten takana. Tarvittaessa rekistereitä saattaa käsitellä markkinointiassistentti, jolta vaaditaan vaitiolovelvollisuutta. Käyttöoikeudet on rajattu lainmukaisen käsittelyn kannalta tarpeellisille henkilöille.
Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 28.6.2023.
